Dalam rangka memperkuat tata kelola pemerintahan yang baik, transparan, dan akuntabel, pengelolaan arsip menjadi aspek krusial yang tidak dapat diabaikan. Sesuai dengan amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip didefinisikan sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, baik fisik maupun elektronik, yang dibuat dan diterima oleh berbagai entitas dalam kehidupan berbangsa dan bernegara.

Sebagai tindak lanjut terhadap ketentuan tersebut dan untuk menyesuaikan dengan perkembangan teknologi informasi serta sistem informasi kearsipan modern, Pemerintah melalui Kementerian Dalam Negeri telah menetapkan Permendagri No. 83 Tahun 2022 tentang Kode Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah.

Tujuan Penetapan Permendagri No. 83 Tahun 2022

Permendagri ini ditetapkan untuk mewujudkan sistem kearsipan yang:

• Tertata secara terstruktur dan sistematis;
• Mendukung pengelolaan arsip dinamis secara terintegrasi;
• Sesuai dengan kaidah dan standar yang ditetapkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI);
• Meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan akuntabilitas dalam tata kelola pemerintahan pusat dan daerah.

Pokok-Pokok Pengaturan dalam Permendagri 83/2022

1. Penyesuaian Kode Klasifikasi Arsip

Kode klasifikasi disusun berdasarkan:

• Urusan pemerintahan sesuai dengan tugas dan fungsi instansi;
• Jenis kegiatan, baik kegiatan utama maupun penunjang;
• Tingkat kewenangan masing-masing unit kerja.

2. Kesesuaian dengan Sistem SRIKANDI

Permendagri 83/2022 dirancang agar selaras dengan sistem SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi) yang menjadi standar nasional untuk pengelolaan arsip secara digital.

3. Implementasi di Pemda

Seluruh Pemerintah Daerah, baik tingkat provinsi maupun kabupaten/kota, wajib:

• Menyesuaikan struktur kode klasifikasi arsip;
• Mengimplementasikan secara penuh dalam sistem pengelolaan dokumen dan arsip;
• Menyediakan SDM kearsipan yang kompeten dan melakukan pelatihan berkelanjutan.

Manfaat Implementasi Kode Klasifikasi Arsip Terintegrasi

• Aksesibilitas tinggi: Mempermudah pencarian dan pelacakan arsip secara cepat dan akurat.
• Keamanan data: Menjamin keamanan dan kerahasiaan dokumen penting negara.
• Efisiensi birokrasi: Mengurangi duplikasi, mempercepat proses administrasi, serta mendukung kebijakan paperless.
• Kepatuhan regulasi: Menjamin setiap instansi tunduk pada ketentuan ANRI dan peraturan kearsipan nasional.

Penetapan Permendagri No. 83 Tahun 2022 merupakan langkah strategis dalam membangun sistem kearsipan nasional yang andal dan modern. Pemerintah pusat dan daerah didorong untuk terus berinovasi dan beradaptasi dengan perkembangan teknologi informasi, demi menciptakan pengelolaan arsip yang profesional, terintegrasi, dan berorientasi pelayanan publik.

Kearsipan bukan hanya tanggung jawab teknis, melainkan fondasi tata kelola pemerintahan yang baik. Dengan klasifikasi arsip yang jelas, Indonesia semakin siap menuju era transformasi digital yang transparan dan akuntabel.