Apa yang terbayang pertama kali ketika kita mendengar kata “Arsip”? Tumpukan kertas yang menggunung berjejer layaknya benteng takeshi langsung tergambar jelas di pelupuk mata. Tahukah kita bahwa arsip dapat menceritakan suatu peristiwa sejarah bagi generasi yang akan datang? Sadarkah kita akan pentingnya arsip? Menjadi pertanyaan berikutnya yang menggelitik untuk segera ditemukan jawabannya.

Dalam penyelenggaraan kegiatan suatu organisasi dengan berbagai fungsi yang ada, tidak lepas dari penciptaan arsip. Arsip sebagai rekaman kegiatan tersebut mempunyai manfaat sebagai bahan pengambilan kebijakan, bukti akuntabilitas kinerja, memori dan identitas serta bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Untuk itu arsip harus dikelola, dipelihara, dan diselamatkan agar dapat dimanfaatkan seluas-luasnya untuk kepentingan publik dan kemaslahatan bangsa.

Berdasarkan Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah sebuah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan juga lembaga lainnya. Menurut Agus Sugiarto, pengertian arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Arsip itu sendiri memiliki makna yang berbeda dari bahan pustaka yang ada di perpustakaan karena arsip harus otentik dan dapat dipercaya sebagai bukti yang valid, memiliki informasi lengkap, dan memiliki asal usul dan aturan asli.

Kearsipan adalah aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan pengurusan arsip-arsip (dinas ataupun pribadi). Kearsipan juga merupakan aktivitas yang berhubungan dengan penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran dan pemusnahan suatu surat. Adapun tujuan dari kearsipan, yaitu sebagai alat pertanggungjawaban atas pelaksanaan dan pengelolaan suatu organisasi serta agar setiap bidang pekerjaan dalam suatu organisasi tidak terbebani dengan adanya penyimpanan arsip yang tidak dibutuhkan lagi. Sebagai petugas arsip yang baik, diperlukan sekurang-kurangnya 4 (empat) syarat yaitu : Ketelitian, Kecerdasan, Kecekatan dan Kerapian.

Arsip yang tercipta sebagai rekaman kegiatan akan mengalami pertambahan volume seiring dengan eksistensi dan perkembangan suatu organisasi. Semakin banyak kegiatan yang dilakukan, maka akan semakin banyak pula arsip yang tercipta. Dengan demikian, penanganan arsip juga akan menghadapi berbagai persoalan baik dalam hal ruang penyimpanan, penggunaan peralatan, tenaga pemeliharaan, perawatan dan juga penemuan kembali arsip. Upaya yang perlu dilakukan untuk mengatasi persoalan tersebut adalah dengan melaksanakan penyusutan arsip yaitu tindakan pengurangan arsip dengan cara pemindahan, pemusnahan maupun penyerahan arsip secara berkelanjutan.

Arsip merupakan salah satu sumber informasi bagi pelaksanaan manajemen organisasi, baik bagi lembaga pemerintah maupun publik dan bisnis. Ketersediaan arsip yang efektif, efesien lengkap dan berkualitas merupakan tuntutan yang tidak dapat diabaikan. Mengelola arsip dengan tepat bukan hanya dilaksanakan pada moment-moment tertentu, namun harus mewujud sebagai kepribadian dalam keseharian bekerja, Arsip juga sebagai bahan pertanggungjawaban nasional bagi generasi yang akan datang. Untuk itu sudah saatnya kita peduli dan sadar arsip.